Seasonal Booking Workflow
Die Manufaktur Les Eaux de Source verkauft ihre Naturkosmetik nicht über Zwischenhändler, sondern direkt – auf Wochenmärkten, in zwei eigenen Läden und über einen kleinen Online-Shop. Das Problem war nicht die Nachfrage, sondern die Planung: Jede Saison brachte andere Produkte, andere Mengen und andere Liefertermine. Die Bestellungen kamen per E-Mail, Telefon oder handschriftlich auf Marktbestellbögen zusammen. Die Folge waren Doppelbuchungen, vergessene Chargen und ein wöchentlicher Abstimmungsaufwand, der die Produktion ausbremste. Der Workflow, den wir gemeinsam entwickelt haben, ist bewusst analog geblieben. Statt einer neuen Software entstand ein Satz klar strukturierter Formulare und ein fester Wochenrhythmus: Montag schließt das Bestellfenster, Dienstag wird die Produktionsmenge festgelegt, Mittwoch gehen die Lieferlisten an die Marktstände. Jede Rolle hat genau eine Aufgabe, jede Übergabe ist dokumentiert. Die Formulare verwenden dieselbe Typografie und Farbwelt wie die Produktverpackungen, sodass das System sich in den Markenauftritt einfügt, ohne zusätzlichen Schulungsaufwand zu erzeugen. In der ersten Saison hat sich gezeigt, wo die Grenzen des analogen Systems liegen. Bei kurzfristigen Absagen oder spontanen Großbestellungen braucht es eine Ausnahmeregel, die im Formular nicht vorgesehen war. Wir haben daraufhin eine einfache Prioritätenliste ergänzt, die festlegt, welche Bestellungen zuerst bedient werden, wenn die Produktion nicht nachkommt. Diese Liste hat nichts mit dem Design zu tun, aber sie verhindert, dass die schönste Marke an einer unklaren Entscheidung scheitert. Das Ergebnis nach zwei vollen Saisons: Die Fehlmengen sind deutlich zurückgegangen, und die Produktionsplanung lässt sich jetzt in einem Vormittag abschließen statt in drei Tagen. Wichtiger noch: Die Manufaktur hat ihre Kapazitätsgrenzen kennengelernt und kann nun bewusst entscheiden, welche Aufträge sie annimmt und welche sie weitergibt. Der Workflow ist kein starres Regelwerk, sondern ein Gerüst, das sich mit dem Betrieb verändern darf. Wer sich für die gestalterische Seite des Projekts interessiert, findet unter Projekte weitere Beispiele, oder kontaktiert uns für eine unverbindliche Einschätzung.